В работе и в организации личных проектов использую канбан-доски. Канбан — это набор правил для применения Аджайла — методики гибкого управления процессами. То есть канбан-доски — инструмент для управления задачами и личной эффективностью.

Пример канбан-доски с Википедии

Классический канбан — это, когда доска разбивается на столбцы, соответствующие этапам работы. Задачи пишут на стикерах. Затем и клеят на доску в тот столбец-этап, которому соответствует задача. В справочнике «Аджайл для новичков» так описывают кому подходит канбан:

Канбан не имеет ограничений в применении. Его используют для планирования свадеб или личных проектов. Небольшие подразделения в Майкрософт использует его для разработки новых программ и приложений. А компания «Тойота» — для управления всеми производствами корпорации.

В современности доски заменены приложениями. Но принцип то же: стобцы с этапами и задачи-карточки.

Личные проекты

Для личных проектов использую систему «3х3» — три дела на год, три дела на месяц, три на неделю. Одно поддерживает другое. Вместо того, чтобы перегружать себя задачами, определяю 3 результата, которых хочу достичь за определенный отрезок времени.

3 результата года. 3 результата месяца. 3 результата недели.

3 цели на год. Для каждой цели ставлю одну задачу на месяц. Итого 3 задачи каждый месяц. Для каждой месячной задачи ставлю подзадачу на неделю. Итого 3 задачи в каждую неделю. Т. е. каждую неделю есть одна задача, которая приближает к каждой из годовых целей

Результаты каждого уровня поддерживают друг друга, что позволяет рассмотреть «лес среди деревьев». Отличие «трех дел» от постепенного планирования на год в том, что небольшие задачи ставятся и корректируются в процессе. Три — искусственное ограничение. Когда всего три слота, выбираешь самое важное. Смысл управления временем не в том, что учишься делать все подряд, а в отделении важного от бессмысленного.

Правило «3x3» подсмотрел в курсе о внимании к себе и времени.

От того, что запланировал на год зависит то, как распланируешь квартал, месяц, неделю и день. От того, насколько честна обратная связь — сильнее осознанность и погружение. Обратная связь — рефлексия в конце каждой недели: что ок, что нет, на что обратить внимание. В таком режиме даже менять цели не страшно. Когда мы плотно погружены в реальность, разочарований быть не может.

Соблюдение «правила 3-х результатов» научило меня концентрироваться на цели, а не на средствах ее достижения, иными словами быть гибким в своем подходе, но постоянно помнить о приоритетах.

Жить без стресса и концентрироваться на целях

Рабочие процессы

Для рабочих задач разбил доску на 5 столбцов — задачи на неделю, на день, на завтра, выполненные и не срочные. Такое разделение помогает управлять потоком задач.

Цветными ярлыками отмечаю исполнителей. Теперь видно у кого из ребят в команде какая загрузка.

В понедельник утром на оперативке обговариваем задачи на неделю. Записываю все в столбец «Неделя». Самые срочные сразу же переношу в столбец «Сегодня». Беру не больше шести задач. Опытным путем определил, что больше шести делать в напряг. Если срочных задач больше шести, то последующие срочные переношу в столбец «Завтра».

Это важный момент. Если изначально определил задачи в «Завтра», значит на сегодня они не такие срочные. Теперь, если сегодня я сделал все задачи, то могу выбирать — или делать срочные из «Завтра» или брать прикольные из «Неделя». Возможность выбора позволяет получать кайф от работы.

Не страшно, если не успеваешь сделать какие-то задачи на день. Просто переносишь их на завтра. Главно пересогласовать с «клиентом», что срок сдвинулся. Жизнь — не марафон, где нужно накопить определенную сумму зачеркнутых чекбоксов.

Если посреди дня появляется неожиданная СРОЧНАЯ задача, то из принципа «Сделай это завтра» записываю ее в «Завтра». Принцип «сделать завтра» — отличный способ жить без стресса.

Задачи с прогрессом

Канбан-доски отлично подходят для задач, где есть конкретные этапы. Например, написание книги у меня разбито на этапы для глав: Черновик, Иллюстрации, Черновая верстка, Первичная редактура, Вторичная редактура, Корректура, Финальная верстка.

Большинство глав уже проходят повторную редактуру. Но парочка отстают на один-два этапа.

Карточки с главами книги двигаю по этапам. Прогресс стал наглядным. Некоторые главы почти закончены, а в других еще конь не валялся. Видно, какие главы тормозят сдачу книги, и где поднажать.

Для организации досок использую Трелло.
В вебе
Для Айоси
Для Андройда

Paws for Trello — удобный клиент для Трелло для Макоси и Виндоус.
В Mac AppStore
В Microsoft Store