5 заметок с тегом

продуктивность

Представляю себя стариком, чтобы меньше прокрастинировать

Читаю книгу Криса Бэйли «Мой продуктивный год». В одной из глав о прокрастинации Крис пишет:

Чем больше вы воспринимаете себя в будущем как кого-то постороннего или чужого, тем выше вероятность, что вы будете стремиться переложить на этого незнакомца побольше дел и склоняться к прокрастинации.

Об этом исследовании на русском на сайте Harvard Business Review.

На эту тему провели исследование в Калифорнийском университете. Выяснили, что под МРТ мозг одинаково реагировал, когда участник эксперимента думал о каком-то постороннем человеке и когда думал о себе в старости. И соответственно по-разному реагировал, когда участник думал о себе настоящем и о себе в будущем.

Прочитал и осознал, что чувствую мало эмоциональной связи со своим будущим «я». Даже если понимаю на базовом уровне, что через месяц я буду точно таким же собой, я рассматриваю будущего себя как совершенно другого человека. Этот человек кажется менее усталым, менее занятым, более целеустремленным и дисциплинированным. Поэтому, когда откладываю дела, мне не кажется, что совершаю плохой поступок.

Однако, будущая версия меня имеет со мной сегодняшним много общего. Это не посторонний человек. От моих сегодняшних действий зависит его благополучие. Если я откладываю дело сейчас, я перекладываю его на будущего себя. Вряд ли будущий «я» этому рад.

Ещё раз. Так происходит потому, что мы не чувствуем эмоциональной связи с будущими «я».

В другом исследовании студенты прошли через симулятор, который показывал как они будут выглядеть к моменту выхода на пенсию. Затем их попросили разделить 1000 $ между собой сейчас и собой будущим. Те, кто прошли симулятор, отдавали себе будущему в два раза больше средств, чем те, кто не имел такой возможности. Исследование показало, что визуализация своего будущего состояния укрепляет эмоциональную связь.

Если говорить о прокрастинации, то, чем лучшем у нас эмоциональная связь с будущим «я», тем меньше мы откладываем дела на потом. Для укрепления такой связи Крис в книге рекомендует сделать фотографию «себя на пенсии». Воспользоваться любым сервисом, который трансформирует вас в старика. Фотографию «старого я» повесить над рабочим компьютером.

Воспользовался приложением AgingBooth.

Этот прием помогает ежедневно осознавать: мое будущее благополучие зависит от моих сегодняшних действий, не нужно усложнять себе жизнь. В долгосрочной перспективе это поможет стать счастливее.

2017   продуктивность

Как канбан-доски помогают организовать жизнь и работу

В работе и в организации личных проектов использую канбан-доски. Канбан — это набор правил для применения Аджайла — методики гибкого управления процессами. То есть канбан-доски — инструмент для управления задачами и личной эффективностью.

Пример канбан-доски с Википедии

Классический канбан — это, когда доска разбивается на столбцы, соответствующие этапам работы. Задачи пишут на стикерах. Затем и клеят на доску в тот столбец-этап, которому соответствует задача. В справочнике «Аджайл для новичков» так описывают кому подходит канбан:

Канбан не имеет ограничений в применении. Его используют для планирования свадеб или личных проектов. Небольшие подразделения в Майкрософт использует его для разработки новых программ и приложений. А компания «Тойота» — для управления всеми производствами корпорации.

В современности доски заменены приложениями. Но принцип то же: стобцы с этапами и задачи-карточки.

Личные проекты

Для личных проектов использую систему «3х3» — три дела на год, три дела на месяц, три на неделю. Одно поддерживает другое. Вместо того, чтобы перегружать себя задачами, определяю 3 результата, которых хочу достичь за определенный отрезок времени.

3 результата года. 3 результата месяца. 3 результата недели.

3 цели на год. Для каждой цели ставлю одну задачу на месяц. Итого 3 задачи каждый месяц. Для каждой месячной задачи ставлю подзадачу на неделю. Итого 3 задачи в каждую неделю. Т. е. каждую неделю есть одна задача, которая приближает к каждой из годовых целей

Результаты каждого уровня поддерживают друг друга, что позволяет рассмотреть «лес среди деревьев». Отличие «трех дел» от постепенного планирования на год в том, что небольшие задачи ставятся и корректируются в процессе. Три — искусственное ограничение. Когда всего три слота, выбираешь самое важное. Смысл управления временем не в том, что учишься делать все подряд, а в отделении важного от бессмысленного.

Правило «3x3» подсмотрел в курсе о внимании к себе и времени.

От того, что запланировал на год зависит то, как распланируешь квартал, месяц, неделю и день. От того, насколько честна обратная связь — сильнее осознанность и погружение. Обратная связь — рефлексия в конце каждой недели: что ок, что нет, на что обратить внимание. В таком режиме даже менять цели не страшно. Когда мы плотно погружены в реальность, разочарований быть не может.

Соблюдение «правила 3-х результатов» научило меня концентрироваться на цели, а не на средствах ее достижения, иными словами быть гибким в своем подходе, но постоянно помнить о приоритетах.

Жить без стресса и концентрироваться на целях

Рабочие процессы

Для рабочих задач разбил доску на 5 столбцов — задачи на неделю, на день, на завтра, выполненные и не срочные. Такое разделение помогает управлять потоком задач.

Цветными ярлыками отмечаю исполнителей. Теперь видно у кого из ребят в команде какая загрузка.

В понедельник утром на оперативке обговариваем задачи на неделю. Записываю все в столбец «Неделя». Самые срочные сразу же переношу в столбец «Сегодня». Беру не больше шести задач. Опытным путем определил, что больше шести делать в напряг. Если срочных задач больше шести, то последующие срочные переношу в столбец «Завтра».

Это важный момент. Если изначально определил задачи в «Завтра», значит на сегодня они не такие срочные. Теперь, если сегодня я сделал все задачи, то могу выбирать — или делать срочные из «Завтра» или брать прикольные из «Неделя». Возможность выбора позволяет получать кайф от работы.

Не страшно, если не успеваешь сделать какие-то задачи на день. Просто переносишь их на завтра. Главно пересогласовать с «клиентом», что срок сдвинулся. Жизнь — не марафон, где нужно накопить определенную сумму зачеркнутых чекбоксов.

Если посреди дня появляется неожиданная СРОЧНАЯ задача, то из принципа «Сделай это завтра» записываю ее в «Завтра». Принцип «сделать завтра» — отличный способ жить без стресса.

Задачи с прогрессом

Канбан-доски отлично подходят для задач, где есть конкретные этапы. Например, написание книги у меня разбито на этапы для глав: Черновик, Иллюстрации, Черновая верстка, Первичная редактура, Вторичная редактура, Корректура, Финальная верстка.

Большинство глав уже проходят повторную редактуру. Но парочка отстают на один-два этапа.

Карточки с главами книги двигаю по этапам. Прогресс стал наглядным. Некоторые главы почти закончены, а в других еще конь не валялся. Видно, какие главы тормозят сдачу книги, и где поднажать.

Для организации досок использую Трелло.
В вебе
Для Айоси
Для Андройда

Paws for Trello — удобный клиент для Трелло для Макоси и Виндоус.
В Mac AppStore
В Microsoft Store

2017   инструменты   организация   продуктивность

Слежу за продуктивностью

Пользуюсь двумя инструментами, в которых слежу, что день прошел не зря. Первый помогает контролировать, что правильно распределил время. Второй — контролировать результат. По порядку.

Контролирую продуктивность в RescueTime

RescueTime следит за активностью приложений. Как только запускаешь приложение, RescueTime видит это и включает таймер. В конце дня я вижу сколько времени провел в том или ином приложении.

Расстраивает, что много времени уходит на обсуждение задач — Скайп и Почту.

Каждое приложение и сайт имеют весовой коэффициент — Very productive, Productive, Neutral, Distracting, Very Distracting. Это показатель насколько оно способствует продуктивности. Или отвлекает. Коэффициенты приложениям можно менять.

В каждой профессии вес приложений разный. Для меня самые продуктивные приложения те, в которых я верстаю, пишу тексты, редактирую, создаю презентации и рассылки. Отвлекающие — соцсети. Для эСММ-щиков соцсети, наоборот, будут продуктивными инструментами.

Кого-то Ютуб отвлекает. Для меня Ютуб — полезный инструмент. Там смотрю только образовательные лекции и вебинары.

Каждому свое.

У меня так.

Много статистики. Но я ей не пользуюсь.

Моя продуктивность стабильно высокая в начале дня и после обеда.

RescueTime не просто контролирует, он психологически поддерживает — «Чувак, успокойся! Ты хорошо работал сегодня». Но он не говорит от результатах. Можно бесконечно много работать и ничего не сделать. Поэтому нужен контроль результата.

Контролирую результат в Эверноте

Рабочие задачи веду двумя способами:

  1. Длительные проекты — в CRM. Со сроками, ответственными, статусом исполнения и шагами выполнения.
  2. Ежедневные — в Эверноте. В конце дня записываю, что нужно сделать завтра. Отмечаю, что сделал сегодня.
Задачи на день: этап проекта или разовые внеплановые задачи.

Ежедневные задачи ставлю по принципу «Сделать». Так проще контролировать результат. Если сделано, ставлю плюс, если не сделано — минус. Не сделанные задачи переношу на другие дни.
О том, что такое «Сделать»

Стараюсь не ставить себе больше семи задач на день. Практика показывает, что это предельное количество, которое можно Сделать.

Список задач на день — закрытый список. Но в течение дня обязательно появляются задачи, которых я не предусмотрел. Директор просит сделать что-то срочно. Другие коллеги обращаются за срочной помощью. Стараюсь такие задачи перенести на другие дни. Если перенести не получается, вписываю в Эверноте под черту. Так я объясню себе, почему не сделал запланированные задачи. Или награжу за то, что сделал больше, чем хотел.
О принципе «Сделай это завтра»

Ведение ежедневных задач успокаивает: «Чувак, ты молодец! У тебя есть результаты».


Следить за продуктивностью нужно не только радо продуктивности. Мне RescueTime и Эвернот помогают снять внутренний напряг. Наглядно доказать себе, что дни проходят не в пустую.

2017   инструменты   организация   продуктивность

Заставил компьютер работать за меня

Горячие клавиши помогают мне работать быстро и не отвлекаться на элементы интерфейса программ. Но полно ситуаций, когда не хватает встроенных горячих клавиш.

Меня выручил Alfred. Альфред — это программа для автоматизации рутинных действий на Маке. Рассказываю и показываю, что я автоматизировал с помощью Альфреда:

С текстом

Типографлю
Превращаю ужасный неоттипографленный текст в конфетку одним нажатием ⇧⌘T.

Скачать



Верстаю
Назначил на горячие клавиши основные теги и верстаю тексты для веба.
⌥⌘1 — обернуть текст в h1
⌥⌘P — обернуть текст в p
итд

Можно пойти дальше. Ваня Сурвилло автоматизировал оформление цитат в блоге.



Меняю регистр
⌃C — верхний, ⌃V — нижний

Скачать

С файлами

Катастрофически не люблю лезть в контекстное меню файла. Там еще нужно что-то в подпунктах выбирать. Проще стразу застрелиться. Или автоматизировать частые операции через Альфреда. Что я и сделал.

Сжимаю
⌥⇧Z — упаковать выделенные файлы в архив

Скачать



Отправляю по почте
⇧⌘E + Enter + имя адресата — вложить выделенный файл в письмо



Открываю в нужной программе
Чтобы открыть файл в Фотошопе ввожу команду «ps»

Скачать

С системой

  • Открываю сайты
  • Перевожу на английский
  • Открываю папки
  • Открываю приложения
  • Создаю напоминания скачать
  • Конвертирую цвета
  • Делаю кучу других системных команд



Каждая операция в Альфреде — это горячая клавиша + скрипт. Скрипты самому писать не нужно. Все свои автоматизаторы я скачал на форуме Альфреда. Если на форуме нет нужной функции, то придется разобраться самому или попросить знакомого разработчика написать скрипт.

Альфред экономит громадное количество времени: 1 секунда тут, 10 секунд там и вот уже за день набегает 2 часа экономии.

Автоматизировать работу просто:

  1. Установите Альфреда
  2. Купите Powerpack за £19
  3. Скачайте Workflows на форуме
  4. Запомните правило

Пусть потеет машина

2016   MacOS   автоматизация   продуктивность

Работаю быстро

Как работает пользователь-новичок в любой программе? Во все элементы меню он тянется курсором:

Опытный пользователь, как джедай, работает в разы быстрее:

Секрет джедая прост — горячие клавиши. На Мак большинство операций можно сделать с помощью горячих клавиш (hotkeys, хоткеи). Рутинные операции занимают в два раза меньше времени.

Расскажу о хоткеях, с помощью которых я ускорил свою работу на Маке.

Операционная система

Скриншоты
⇧⌘3 — Скриншот экрана
⇧⌘4 — Выделить область и сделать скриншот
⇧⌘4 затем Пробел затем Клик — Скриншот активного окна
⇧⌘4 затем Пробел затем ⌥Клик — Скриншот активного окна без тени

Приложения
⌘Tab — Переключение между приложениями
⌘Q — Завершить приложение
⌘M — Свернуть приложение
⌥⌘Esc — Принудительное завершение приложений

Ctrl+Пробел — Поиск Spotlight (перестал пользоваться, когда установил Alfred)

Finder

Переходы по папкам
⇧⌘D — Перейти на Рабочий стол
⌥⌘L — Перейти в Загрузки
⇧⌘O — Перейти в Документы
⌘↓ — Войти в папку / Открыть документ (аналогично работает ⌘O)
⌘↑ — Перейти на уровень выше
⌘K — Подключиться к серверу

Операции с окнами и вкладками
⇧⌘N — Создать новую папку
⌘T — Открыть новую вкладку
⌘W — Закрыть вкладку
⇧⌘W — Закрыт окно
⇧⌘← + ⇧⌘→ —Переключаться между вкладками
⌘[ — Вернуться назад
⌘] — Вернуться вперед

Операции с файлами/папками
Пробел — Быстрый просмотр документа
⌘I — Свойства папки/файла
⌘C — Скопировать
⌘V — Вставить
⌘X — Вырезать
⌘Z — Отменить
⇧⌘Z — Повторить
⌘⌫ — Удалить в корзину
⌘A — Выделить все

Настроить вид
⌘1 — Значки (использую, когда нужно найти что-то визуально и не помню название файла)
⌘2 — Список (использую всегда потому что к папкам/файлам перехожу по первой букве названия)

Safari

Операции с вкладками
⌘T — Открыть новую вкладку
⌘W — Закрыть вкладку
⇧⌘← + ⇧⌘→ —Переключаться между вкладками
⌘1..⌘9 — Открыть конкретную вкладку (порядок слева направо)

История
⌘Y — Вся история
⌘[ — Вернуться назад
⌘] — Вернуться вперед

Страница
⌘L — Адресная строка
⌘R — Перезагрузить

Почта

⌘N — Новое сообщение
⌘⌫ — Удалить сообщение
⇧⌘D — Отправить
⌘R — Ответить
⇧⌘R — Ответить всем
⇧⌘F — Переслать

Текстовые редакторы

Скрытые символы, которые пригодятся дизайнерам-верстальщикам и редакторам.
⌥⇧= и ⌥= — кавычки « »
⌥- — минус —
⌥⇧- — тире—
Пробуйте все комбинации ⌥ и ⌥⇧ с буквами и цифрами. ® получаем так — ⌥R, а  так — ⌥⇧K.



Если у вас компьютер на Виндоус, найдите способ как настроить горячие клавиши для рутинных задач. Например, с символами поможет Типографская раскладка Бирмана.

Чем больше вы делаете с клавиатуры, тем быстрее вы работаете. До клавиш всегда тянуться быстрее, чем тыкать мышкой во вложенные пункты меню. Жизнь пройдет, пока дотянешься до какого-нибудь элемента интерфейса. Поэтому в любом приложении — от Ворда до Фотошопа:

Учите горячие клавиши

В продолжении расскажу, как максимально упороться по горячим клавишам и работать еще быстрее.

2016   MacOS   автоматизация   продуктивность