Манн, Иванов и Фербер, 2017

Каждый понедельник я попадаю в ловушку эффекта неэкономии масштаба. Его описал Максим Дорофеев в книге «Джедайские техники»:

Чем больше задач решаешь одновременно, тем дороже обходится каждая задача.

Это противоположность экономии масштаба в производстве: чем больше продуктов производить, тем дешевле каждый из них. Вольно перескажу суть.

Ситуация 1
Саша — дизайнер. Ему ставят задачи по одной. Как только выполняет одну, выдают следующую.

— Саша, нарисуй иконку.
— Это легко, — думает Саша. Берет и рисует. Тогда Сашу просят:
— Сделай визитку для нового менеджера.
— Запросто. Берет и делает.
— Саша, напиши текст для страницы о компании. Задача сложнее, но и ее Саша делает.

Это спокойный режим. В таком режиме Саша способен сделать 10 задач за неделю.

Ситуация 2
Теперь Саше ставят задачи сразу по две.

— Саня, нарисуй иконку и напиши текст на страницу о компании.
— Так, падажжи, — говорит Саша, — А что приоритетнее? А со сроками что? Делает одну задачу, ему сразу подкидывают задачу с визитками.
— Е-мае, надо как-то спланировать, решить что важнее сейчас делать.

Такой режим напряженнее. Часть Сашиной концентрации уходит на планирование. За неделю он делает только 8 из тех 10 задач. 2 не успел.

Ситуация 3
Даем Саше список из 10 задач на неделю.

— Вот черт, сколько работы, времени так мало, ааа-аааа-аа, что делать! — паникует Саша и идет заваривать чай. К концу недели хорошо если 6 задач выполнит.

Для меня ситуация 3 — типичный понедельник. Открываю утром план работы на неделю — хочется забиться в кокон, сидеть на попе ровно и ничего не делать. Эффект голубя — 

Паника возникает, потому что нет плана. В ситуации 1 за тебя подумали и не нужно думать, что и когда делать. В ситуации 3 плана нет, поэтому его нужно составить самому. Чтобы паника не мешала работе использую три приема: 1) расставить приоритеты, 2) уменьшить воспринимаемое количество, 3) работать «помидорками». Суть в том, чтобы привести ситуацию 3 к ситуации 1 — в единицу времени держать в фокусе одну задачу. Нет многозадачности.

Эти приемы о том, как снизить панику, а не о том, как выдавать продуктивность на 10 из 10.

1. Расставить приоритеты

Делю задачи на три группы: Срочные, Важные и Понятные. Срочные — которые нужно сделать в первую очередь. Важные — которые двигают основные проекты. Понятные — над которыми не нужно думать, только делать.

Сильные часы определил в RescueTime

Над важными работаю в «сильные» часы. Над понятными — в часы спада. «Сильные» часы — это часы биологического пика, когда можешь работать сосредоточенно несколько часов. У меня это периоды с 9 до 11 и с 15 до 17. В часы спада делаю простые рутинные задачи, где не нужно думать.

2. Уменьшить воспринимаемое количество задач

Разбиваю задачи по дням. Список задач на неделю воспринимается огромным и непосильным. Список на день легко охватить одним взглядом. Значит, его проще начать делать. С такого планирования начинаю каждую неделю.

В понедельник и вторник больше срочных задач. В пятницу только понятные.

Список задач каждый день пополняется. Поэтому, по принципу «Сделай это завтра», новые задачи переношу на следующий день.

3. Работать помидорками

Да, опять все свелось к помидорной технике. Каждой задаче выдаю определенное количество времени и примерное время, когда буду над ней работать. С такого планирования начинаю каждый день.

Диаграмма для работы с 9 до 18.

Важно работать одновременно только над одной задачей. Не фигачить параллельно три. Многозадачность снижает продуктивность. Она заставляет совершать ошибки и привносит в работу стресс. В итоге на выполнение дел уходит больше времени, поскольку при переключении с задачи на задачу затрачивается дополнительное внимание.

Сначала планировать, потом делать. Нет многозадачности

Читаю книгу Криса Бэйли «Мой продуктивный год». В одной из глав о прокрастинации Крис пишет:

Чем больше вы воспринимаете себя в будущем как кого-то постороннего или чужого, тем выше вероятность, что вы будете стремиться переложить на этого незнакомца побольше дел и склоняться к прокрастинации.

На эту тему провели исследование в Калифорнийском университете. Выяснили, что под МРТ мозг одинаково реагировал, когда участник эксперимента думал о каком-то постороннем человеке и когда думал о себе в старости. И соответственно по-разному реагировал, когда участник думал о себе настоящем и о себе в будущем.

Прочитал и осознал, что чувствую мало эмоциональной связи со своим будущим «я». Даже если понимаю на базовом уровне, что через месяц я буду точно таким же собой, я рассматриваю будущего себя как совершенно другого человека. Этот человек кажется менее усталым, менее занятым, более целеустремленным и дисциплинированным. Поэтому, когда откладываю дела, мне не кажется, что совершаю плохой поступок.

Однако, будущая версия меня имеет со мной сегодняшним много общего. Это не посторонний человек. От моих сегодняшних действий зависит его благополучие. Если я откладываю дело сейчас, я перекладываю его на будущего себя. Вряд ли будущий «я» этому рад.

Ещё раз. Так происходит потому, что мы не чувствуем эмоциональной связи с будущими «я».

В другом исследовании студенты прошли через симулятор, который показывал как они будут выглядеть к моменту выхода на пенсию. Затем их попросили разделить 1000 $ между собой сейчас и собой будущим. Те, кто прошли симулятор, отдавали себе будущему в два раза больше средств, чем те, кто не имел такой возможности. Исследование показало, что визуализация своего будущего состояния укрепляет эмоциональную связь.

Если говорить о прокрастинации, то, чем лучшем у нас эмоциональная связь с будущим «я», тем меньше мы откладываем дела на потом. Для укрепления такой связи Крис в книге рекомендует сделать фотографию «себя на пенсии». Воспользоваться любым сервисом, который трансформирует вас в старика. Фотографию «старого я» повесить над рабочим компьютером.

Воспользовался приложением AgingBooth.

Этот прием помогает ежедневно осознавать: мое будущее благополучие зависит от моих сегодняшних действий, не нужно усложнять себе жизнь. В долгосрочной перспективе это поможет стать счастливее.

Пользуюсь двумя инструментами, в которых слежу, что день прошел не зря. Первый помогает контролировать, что правильно распределил время. Второй — контролировать результат. По порядку.

Контролирую продуктивность в RescueTime

RescueTime следит за активностью приложений. Как только запускаешь приложение, RescueTime видит это и включает таймер. В конце дня я вижу сколько времени провел в том или ином приложении.

Расстраивает, что много времени уходит на обсуждение задач — Скайп и Почту.

Каждое приложение и сайт имеют весовой коэффициент — Very productive, Productive, Neutral, Distracting, Very Distracting. Это показатель насколько оно способствует продуктивности. Или отвлекает. Коэффициенты приложениям можно менять.

В каждой профессии вес приложений разный. Для меня самые продуктивные приложения те, в которых я верстаю, пишу тексты, редактирую, создаю презентации и рассылки. Отвлекающие — соцсети. Для эСММ-щиков соцсети, наоборот, будут продуктивными инструментами.

Кого-то Ютуб отвлекает. Для меня Ютуб — полезный инструмент. Там смотрю только образовательные лекции и вебинары.

Каждому свое.

У меня так.

Много статистики. Но я ей не пользуюсь.

Моя продуктивность стабильно высокая в начале дня и после обеда.

RescueTime не просто контролирует, он психологически поддерживает — «Чувак, успокойся! Ты хорошо работал сегодня». Но он не говорит от результатах. Можно бесконечно много работать и ничего не сделать. Поэтому нужен контроль результата.

Контролирую результат в Эверноте

Рабочие задачи веду двумя способами:

1. Длительные проекты — в CRM. Со сроками, ответственными, статусом исполнения и шагами выполнения.
2. Ежедневные — в Эверноте. В конце дня записываю, что нужно сделать завтра. Отмечаю, что сделал сегодня.

Задачи на день: этап проекта или разовые внеплановые задачи.

Ежедневные задачи ставлю по принципу «Сделать». Так проще контролировать результат. Если сделано, ставлю плюс, если не сделано — минус. Не сделанные задачи переношу на другие дни.
О том, что такое «Сделать»

Стараюсь не ставить себе больше семи задач на день. Практика показывает, что это предельное количество, которое можно Сделать.

Список задач на день — закрытый список. Но в течение дня обязательно появляются задачи, которых я не предусмотрел. Директор просит сделать что-то срочно. Другие коллеги обращаются за срочной помощью. Стараюсь такие задачи перенести на другие дни. Если перенести не получается, вписываю в Эверноте под черту. Так я объясню себе, почему не сделал запланированные задачи. Или награжу за то, что сделал больше, чем хотел.
О принципе «Сделай это завтра»

Ведение ежедневных задач успокаивает: «Чувак, ты молодец! У тебя есть результаты».

Следить за продуктивностью нужно не только радо продуктивности. Мне RescueTime и Эвернот помогают снять внутренний напряг. Наглядно доказать себе, что дни проходят не в пустую.

Горячие клавиши помогают мне работать быстро и не отвлекаться на элементы интерфейса программ. Но полно ситуаций, когда не хватает встроенных горячих клавиш.

Меня выручил Alfred. Альфред — это программа для автоматизации рутинных действий на Маке. Рассказываю и показываю, что я автоматизировал с помощью Альфреда:

С текстом

Типографлю
Превращаю ужасный неоттипографленный текст в конфетку одним нажатием ⇧⌘T.

Скачать

Верстаю
Назначил на горячие клавиши основные теги и верстаю тексты для веба.
⌥⌘1 — обернуть текст в h1
⌥⌘P — обернуть текст в p
итд

Можно пойти дальше. Ваня Сурвилло автоматизировал оформление цитат в блоге.

Меняю регистр
⌃C — верхний, ⌃V — нижний

Скачать

С файлами

Катастрофически не люблю лезть в контекстное меню файла. Там еще нужно что-то в подпунктах выбирать. Проще стразу застрелиться. Или автоматизировать частые операции через Альфреда. Что я и сделал.

Сжимаю
⌥⇧Z — упаковать выделенные файлы в архив

Скачать

Отправляю по почте
⇧⌘E + Enter + имя адресата — вложить выделенный файл в письмо

Открываю в нужной программе
Чтобы открыть файл в Фотошопе ввожу команду «ps»

Скачать

С системой

• Открываю сайты
• Перевожу на английский
• Открываю папки
• Открываю приложения
• Создаю напоминания скачать
• Конвертирую цвета
• Делаю кучу других системных команд

Каждая операция в Альфреде — это горячая клавиша + скрипт. Скрипты самому писать не нужно. Все свои автоматизаторы я скачал на форуме Альфреда. Если на форуме нет нужной функции, то придется разобраться самому или попросить знакомого разработчика написать скрипт.

Альфред экономит громадное количество времени: 1 секунда тут, 10 секунд там и вот уже за день набегает 2 часа экономии.

Автоматизировать работу просто:

1. Установите Альфреда
2. Купите Powerpack за £19
3. Скачайте Workflows на форуме
4. Запомните правило

Пусть потеет машина